CMX全球

我们不敢相信CMX全球通已经来了又走了!我们的第一个虚拟会议成功了!

这是CMX团队的巨大学习机会,我们希望与您分享我们从这个过程中学到的内容,帮助您托管您自己的虚拟事件和会议!我们如何帮助您从我们的经历中吸取教训,我们的成功和挑战?您想了解我们的过程是什么?在CMX,我们是没有重塑车轮的大信徒。

所以,我们把我们学到的东西汇编到这篇博客文章中,希望它能帮助你计划即将到来的虚拟事件和会议。

虽然这是CMX的第一个虚拟会议,但CMX Connect Community正在托管世界各地的虚拟事件。看看即将到来的CMX Connect事件在你附近的时光!

首先,以下是数字:

  • 我们将CMX Global放在大约五周内。
  • 我们收到近2,879份回复,有2,100人出席,投票率达79%
  • 观众中有84个国家代表
  • 我们有29个发言者,4个阶段。
  • 我们有27个志愿者帮助主张,阶段管理,帮助,聊天适度等等!

下面是我们的步骤:

1.创建一个事件概要

看看CMX全球连接事件简介

想自己做一个吗?这是一个空事件简短模板您可以复制和使用。

您托管的活动的目的是什么,为什么重要?创建事件简介将帮助您和您的团队获得同一页面。首先提出目的,将从扬声器选择到营销计划来养活您所做的一切。

CMX全球通的背景:

CMX Global Connect是一个虚拟会议,它是由Connect Hosts和Superstars为社区行业提供的协作项目。CMX正在使用这个机会与我们的社区一起使用,并在此期间特别关注如何建立社区的特殊关注。我们在这里提醒人们,无论世界发生什么,社区都是未来!

此虚拟事​​件将包括演示,促进讨论,​​研讨会,网络机会和其他虚拟活动。我们将在CMX Connect的基础架构周围构建这一点,但在全球范围内。

在思考您对活动的目标是什么时,考虑如何衡量活动的成功,这也很重要。认为定量(与会者,NPS,每个会议与会者的参加者等)和定性(事件推荐书,来自与会者的社交媒体股份等)。

2.扩展计划时间表,活动日程和脚本

有了活动的目的和目标,现在你就知道你的目标受众是谁了,你就可以开始关注主题和演讲者了。你想说谁,他们会谈论什么或教什么?内容将如何传递——演示、炉边聊天、研讨会等等。

对于CMX Global Connect,我们要求CMX Connect的主持人推介演讲者和会议想法,我们能够让他们中的许多人参与到舞台上。我们还邀请了CMX社区的老会员来演讲!业内流传着许多关于公司重组和在COVID-19时期转型的精彩故事,我们邀请了这些社区建设者分享他们的故事。

当我们开始讨论我们的活动脚本和议程时,我们经常引用我们的“为什么这很重要”和我们的“关键信息”,使用这两个作为基地让我们回想起这个活动实际上是为了谁(社区),以及它的重要性(通过危机建立社区)。不断地将这些放在我们的脑海中,让我们能够真正构建一个令人满意且多样化的内容议程。

要问问自己的更多问题:您希望您的与会者有机会对网络进行机会,这是什么样的?你有其他课外课外吗?在议程周围包装我们的头部的重要组成部分是我们想尝试一切的事实。在我们的思想中,如果有趣或不同的话,我们还没有什么会抱住我们,然后我们想试一试。这是我们从错误中吸取教训并给予拍摄的机会。如果他们没有工作,没有大量的交易,只是一个经验教训。我们拿走了“如果你能梦想它,你可以做到”心态,并弄清楚了解我们所想到的一切。

3.选择您的平台

查看CMX的活动组织者的综合提示,工具和示例列表

对于CMX Global Connect,我们使用过be对于活动创建,登录页面,RSVP集合和电子邮件营销。我们用了霍普作为我们的虚拟事件平台,人们参加了该活动。

选择虚拟事件的平台时,重要的是要决定您的必备与您的愉快氛围。哪些功能可以没有?

对于CMX Global Connect,我们需要一个是一站式商店的平台,只使用一个链接来访问事件的每个部分。这是关键。一些其他必备的,是我们需要具有不同曲目的多个阶段的能力,我们需要内置的网络。我们需要与赞助商合作,看看如何发生这种情况,所以我们需要建立它。我们需要与会者在整个事件中可以在聊天框中互相聊天,我们需要自动录制会话。

另一方面,我们的好东西是,我们通缉一个方便与会者注册的平台(只有一个密码),我们想要一个具有可访问性的平台。我们也想要一个平台,让演讲者和志愿者容易理解。

在我们的情况下,我们得到了我们所需要的一切,但没有得到我们想要的一切。我们从CMX Global Connect学到了学习,并找出了我们一些原始的漂亮良好的氛围应该实际上是不可谈判的。对于这个活动,我们支付了价格,并花了很多时间和精力弥补了这些功能。

4.物流和角色

让我们谈谈物流。一个人的活动有许多方面覆盖 - 场地空间,灯,录音,食品,饮料,办理入住手续,运输,列表。虚拟会议感觉就像应该少的物流,但我们发现这不是这种情况。平台,门票,电子邮件,技术支持。总部团队在哪里?您是否会招聘专业人士,填补内部或使用志愿者?我们发现不可谈判的一些角色:

整体活动经理。这个人需要能够看到整个事件整体,并在一个时刻的通知才能得到帮助。他们不应该有任何其他责任,他们的主要焦点是偏见 - 全部。

Emcee,你需要每个阶段一个主张。此人介绍发言人并提供会议概述。他们还鼓励与会者参与,并可以让参与者知道什么是其他阶段,以及其他活动,

扬声器经理。在CMX Global Connect,我们创建了一个私人绿色房间,所有扬声器和大学在会话之前遇到了5分钟。我们有一个发言者经理闲逛,在他们到达时检查扬声器。我们的演讲者经理Ashley,为发言者提供了最后一分钟的反馈,帮助保持了紧张的神经,并回答了最后一刻的问题。

技术支援。这个人在现场享受,并且在偶尔平台有任何技术困难的情况下存在。对于CMX Global Connect我们的精彩技术支持在松懈的频道中生活。他跳进了需要提供任何技术支持。我们的意思是从霍普队团队获得现场技术支持。但在活动的当天,我们没有。谢天谢地,我们的志愿者在之前使用过该平台,非常有帮助。

聊天盒主持人。此角色对于任何虚拟事件至关重要。需要将聊天的人分开,鼓励参与,回答人们的问题,并确保与会者遵守行为准则。越多越好!

5.事件准备

对于CMX Global Connect,我们必须使用我们所有的发言者,志愿者和统治者举办礼服排练呼叫。我们创建了一个日历的链接,让人们在活动前周五或周一安排与我们联系。这让人们偷看了平台的外观和感觉,并给了他们一个练习屏幕共享的机会。

我们选择的平台Hopin没有预习选项,但我们的大多数演讲者都希望有机会在整个演讲过程中进行练习。我们被要求在Hopin上创建一个完整的虚拟测试事件,并将链接分享给演讲者。我们给演讲者一个练习的机会是很重要的,但老实说,当我们展望未来的虚拟活动平台时,这是一个不可协商的特性。

其他的知识

成为您活动工具的JEDI主人

作为事件管理器,您需要在您使用的平台上成为Jedi Master。了解您虚拟事件平台提供的功能,QUIRK和BUG的所有内容。成为它的主人。除非您有明确的理解,否则您将无法清楚地解释该过程或来自您的赞助商,发言者或志愿者所需的内容。

花点时间来做一个平台的演示,再做一个演示,提问,阅读帮助文章,运行模拟事件-等等。一旦你教育了自己,你就可以教育别人。试着设身处地为他们想想,作为一个赞助商、演讲者、志愿者或与会者,我该怎么做x、y或z呢?我的说明是否有意义,还是不够清晰?将你的文档发送给同事,征求他们的反馈意见,并在发送之前与他们一起解决问题,以避免出现本可以很容易解决的问题。最后,要诚实,如果你不知道问题的答案,可以说,“我不知道,让我们自己找吧!”

大纲职责

确保你的志愿者团队为成功做好准备。他们需要清楚自己每天的角色和责任。战略性地考虑一下你将如何利用这些人,并为他们提供他们所需要的一切,以使他们成功。他们有常规节目吗?他们有没有什么台词是你作为组织者想让他们说或重复给与会者听的?确保他们为成功做好了准备。

相信你的志愿者!你必须信任你选择的团队。就像面对面的活动一样,你必须放弃控制权,让你的团队去完成他们的工作。只有你相信他们知道该怎么做,他们才能这么做。

团队参与

对于你的公司和品牌来说,没有什么比员工更重要了。你不仅需要对自己所创造的东西感到兴奋,还需要确保自己的公司与之步调一致。举办内部教育会议,与他们一起完成活动。

为他们提供可用模板,在HQ呼叫时,请确保您对您所做的操作提供每周更新,与每个团队(销售,开发人员,设计,客户成功等)分开地教,以便在所需的内容上教育它们为了使事件取得成功,在你的跟进中勤奋,只是记得让他们兴奋!在最前沿保持内部活动消息传递,它们又将在外部在外部通信时保持这种情况。

跟踪和总结

这个博客帖子是一点大脑倾倒,在笔记时向您带到您的笔记,因为CMX团队在计划这个活动时采取了票据。我们追踪了一切。什么工作,什么都没有。必须留下留下的,我们不想再次犯错误。我们将这些注释编译并列出了已成为我们“虚拟事件播放簿”的大型共享文档。我们还为参与的团队举办了一席之地会议。有点心灵融合在我们的每一个经历中讨论,并讨论我们下次可以更好!

谈话尚未结束!

您是否托管了虚拟会议或活动?我们在这里错过了规划过程中的哪些重要步骤?用你的建议评论下面。

下一步是什么?

我们在世界各地托管虚拟活动。加入我们即将举行CMX Connect Event.在你附近的时光!

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